do ministra cyfryzacji, ministra sprawiedliwości
w sprawie wypracowania rozwiązań umożliwiających samorządom składanie wniosków do ksiąg wieczystych drogą elektroniczną
Zgłaszający: Urszula Nowogórska
Data wpływu: 12-08-2025
Szanowny Panie Ministrze,
w związku z postępującą cyfryzacją administracji publicznej, chciałabym zwrócić uwagę na rosnący problem, zgłaszany mi przez przedstawicieli jednostek samorządowych, jakim jest brak uznawania przez sądy wieczystoksięgowe dokumentów elektronicznych jako podstawę uprawniającą do złożenia wniosku do ksiąg wieczystych. W praktyce wydziały ksiąg wieczystych sądów, uznają wnioski o wpis jedynie w tradycyjnej formie papierowej, co chociażby dla samorządów jest problematyczne w chwili kiedy całość postępowania procedowana jest na drodze elektronicznej i w tymże samym trybie wydawana jest decyzja ostateczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź e-PUAP.
Odczuwalna zatem jest sprzeczność z celem cyfryzacji od lat postępującej również w postępowaniach sądowych. Ustawodawca przyjął, że komunikacja elektroniczna ma stać się domyślną formą wymiany informacji w kontaktach z organami administracji. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne obejmuje swoim zakresem zarówno sądy, jak i organy samorządu terytorialnego. Oznacza to, że wymiana informacji elektronicznej powinna być standardem także w postępowaniu wieczystoksięgowym, w którym obecnie problem rodzi się również od strony legislacyjnej. W praktyce jednak jednostki samorządu terytorialnego zmuszone są drukować decyzje ostateczne i przesyłać je do sądu papierowo, co jest sprzeczne z duchem e‑administracji i generuje dodatkowe utrudnienia, a czasem wręcz niewykonalne przy prowadzeniu całości sprawy na drodze elektronicznej.
Warto zauważyć, że istnieją istotne rozbieżności interpretacyjne przepisów prawnych. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w zakresie prowadzenia ksiąg wieczystych w formie systemu elektronicznego i możliwości składania wniosków tą drogą przez notariuszy, komorników oraz administrację skarbową, zastanawia czy i instytucje samorządowe nabędą tożsame uprawnienia w tej materii. Problem rodzi również forma dokumentu, która jest wybiórczo przez sądy akceptowana. Nawet wydruk e-decyzji administracyjnej, mimo że jest dokumentem urzędowym, nie jest uznawany przez sądy za wystarczający do dokonania wpisu, z zaznaczeniem, iż wymaga się podpisu własnoręcznego oraz pieczęci osoby uprawnionej do wydania.
Brak spójności między tymi regulacjami dotyczącymi formy dokumentu (ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece), doręczeń (ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych) oraz form pism procesowych (K.p.c. i K.p.a.) rodzi poważne wątpliwości i stwarza bariery w procesie cyfryzacji.
Wobec powyższego zwracam się z prośbą o przedstawienie stanowiska w następujących kwestiach:
Z poważaniem