w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Magdalena Roguska
Warszawa, 02-10-2025
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację numer 12184 Pani Poseł Pauliny Matysiak w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich, uprzejmie informuję, że projekt ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich (dalej – projekt) jest w końcowej fazie uzgodnień wewnątrzresortowych. Na dalszym etapie procesu legislacyjnego będzie można zapoznać się z projektem na stronie Rządowego Centrum Legislacji w części poświęconej rządowemu procesowi legislacyjnemu[1].
Projekt przewiduje nadanie nieograniczonego dostępu do dokumentacji dowodowej osoby zmarłej osobie najbliższej, w szczególności: małżonkowi, wstępnym, zstępnym, rodzeństwu, również przedstawicielowi ustawowemu oraz opiekunowi.
Od początku zmiany orzecznictwa sądownictwa administracyjnego, tj. wydania czterech wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego 13 grudnia 2023 r. w zakresie dostępu do dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje stanowiska w kwestii interpretacji obecnych przepisów prawa urzędom wojewódzkim, w przypadku sygnalizowanych przez nie wątpliwości interpretacyjnych.
W odniesieniu do pytania o rozwiązania przejściowe dla osób, których wnioski zostały odrzucone przed wejściem w życie nowych regulacji oraz pytania o możliwość ponownego złożenia wniosków bez dodatkowych opłat, uprzejmie informuję, że aktualne brzmienie projektu nie przewiduje wskazanych rozwiązań. W ocenie MSWiA przez udostępnienie dokumentacji dowodowej należy rozumieć przekazanie wnioskodawcy jakichkolwiek informacji dotyczących zgromadzonej dokumentacji (tak informacji pozytywnych, jak i negatywnych), uzyskanych przez organ w wyniku przeszukania określonego zbioru dokumentów. Zasadne wydaje się stwierdzenie, że czynność urzędnika powinna być ekwiwalentna. Oznacza to, że danemu zespołowi czynności odpowiada określona opłata wymieniona w akcie prawnym. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie dostrzega więc podstaw do zwrócenia wnioskodawcy rzeczonej opłaty w sytuacji, gdy nie wykazał on interesu prawnego do udostępnienia dokumentacji dowodowej, jak również gdy udzielono wnoszącemu informacji, że organ nie jest w posiadaniu poszukiwanej dokumentacji.
Uprzejmie informuję, że projekt w obecnym brzmieniu nie przewiduje regulacji w pozostałych obszarach, o których mowa w wystąpieniu Pani Poseł.
Nadmieniam również, że Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie dysponuje danymi dotyczącymi liczby wniosków o dostęp do dokumentacji dowodowej zmarłych osób, składanych rocznie oraz odsetka wniosków odrzuconych z powodu braku wykazania interesu prawnego.
Pragnę poinformować, że obecnie, z uwagi na trwający proces legislacyjny, MSWiA nie realizuje działań „w celu zwiększenia świadomości obywateli o ich prawach w zakresie dostępu do dokumentów zmarłych bliskich oraz uproszczenia procedur w tym obszarze”. Zasadne wydaje się bowiem rozstrzygnięcie kwestii ewentualnych, dalszych kroków w przedmiotowym zakresie po zakończeniu omawianego procesu legislacyjnego.
Z poważaniem
z up. Magdalena Roguska
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji