w sprawie audytu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Władysław Teofil Bartoszewski
Warszawa, 04-03-2024
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 1267 Pana Posła Witolda Tumanowicza w sprawie audytu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, uprzejmie informuję, co następuje.
Ad 1. Czy po objęciu urzędu Ministra Spraw Zagranicznych zlecił Pan przeprowadzenie audytu w resorcie? Jeśli tak, kiedy się on rozpoczął?
Aktualnie w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, od 4 października 2023 r., trwają czynności kontrolne prowadzone przez Najwyższą Izbę Kontroli w zakresie nadzoru Ministra Spraw Zagranicznych nad działalnością konsularną oraz prowadzone są kontrole przez Biuro Kontroli i Audytu w wytypowanych placówkach zagranicznych oraz Departamencie Konsularnym w zakresie tzw. „afery wizowej”.
Ad 2. Czy audyty obejmują wszystkie departamenty w ministerstwie? Kto jest odpowiedzialny za ich przeprowadzenie w każdym z nich?
Audyty i kontrole mogą być realizowane we wszystkich komórkach ministerstwa. Wybór obszarów badania, w tym do ujęcia w planie kontroli oraz w planie audytu, dokonywany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami na podstawie analizy ryzyka. Audyt i kontrole prowadzone są przez dedykowaną komórkę organizacyjną MSZ Biuro Kontroli i Audytu na podstawie wydanych upoważnień.
Ad 3. Jakie są obecnie procedury i praktyki przeprowadzania audytów w ministerstwie? Czy istnieją określone standardy i wytyczne w tym zakresie?
Audyt wewnętrzny w ministerstwie prowadzony jest na podstawie: ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.), rozporządzenia z dnia 4 września 2015 r. Ministra Finansów w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 506) oraz standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, ogłoszonych Komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. (Dz. Urz. MRiF poz. 28). Zgodnie z ustawą o finansach publicznych audyt wewnętrzny jest przeprowadzany na podstawie rocznego planu audytu. Natomiast kontrole przeprowadzane są na podstawie rocznego planu kontroli. Kontrole prowadzone są w oparciu o ustawę z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 224) i Standardy kontroli w administracji rządowej z dnia 31 sierpnia 2017 r.
Ad 4. Czy istnieją jakieś specyficzne obszary, na których skupia się audyt w ministerstwie? Czy są to głównie aspekty finansowe, organizacyjne czy może również merytoryczne?
Audyt wewnętrzny oraz kontrola mogą objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz podmiotów podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych, dotyczyć aspektów finansowych, organizacyjnych, merytorycznych. Wybór obszarów do badania dokonywany jest na podstawie analizy ryzyka.
Ad 5. Czy w związku z przeprowadzanym audytem Ministerstwo lub podmiot upoważniony przygotowuje zawiadomienia do prokuratury lub innych organów ścigania lub czy takie zawiadomienia zostały już złożone?
W przypadku stwierdzenia w trakcie realizacji audytów nieprawidłowości, które wymagają złożenia zawiadomienia do prokuratury lub innych organów ścigania, takie zawiadomienia kierowane są do właściwych organów. W roku bieżącym na podstawie przeprowadzonych kontroli i audytów nie kierowano takich zawiadomień.
Ad 6. W jakim terminie zakończy się audyt i kiedy o jego wynikach zostanie poinformowany parlament oraz opinia publiczna?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu zakończenie audytu następuje po sfinalizowaniu czynności audytowych z uwzględnieniem opracowania dokumentu wynikowego, który jest przekazywany audytowanemu oraz kierownikowi jednostki.
Z wyrazami szacunku
z up. Władysław Teofil Bartoszewski
Sekretarz Stanu