do ministra infrastruktury
w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów
Zgłaszający: Paweł Masełko
Data wpływu: 01-01-2026
Szanowny Panie Ministrze,
zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów.
Szczegółowe kwestie związane z doręczaniem korespondencji w postępowaniu administracyjnym reguluje Dział I. Przepisy ogólne Rozdział 8. Doręczenia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 39 Kpa organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[…], za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego […], przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organa.
Na podstawie art. 40 § 1 Kpa pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. W przypadku zmiany adresu stosuje się art. 41 § 1 i 2 Kpa, który wskazuje, że w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku określonego w § 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
Istotny w omawianej materii jest przepis art. 42 Kpa, który stanowi, że:
§ 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy […].
§ 2. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
§ 3. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie,
oraz art. 43 Kpa, zgodnie z którym w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.
Kodeks postępowania administracyjnego w art. 44 dopuszcza również doręczenie zastępcze, zgodnie z którym:
§ 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.
§ 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
§ 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
§ 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego wyżej, należy wskazać, że działające przy niektórych urzędach tzw. urzędomaty są umieszczane w pobliżu budynków administracji publicznej przez działające na rynku prywatne firmy, a nie operatorów pocztowych, w następstwie indywidualnych umów zawieranych między tymi podmiotami a zainteresowanymi samorządami.
Zastosowanie urzędomatów do doręczania decyzji administracyjnych budzi obecnie istotne wątpliwości prawne. Choć niektóre samorządy wdrażają tego typu rozwiązania w ograniczonym zakresie, to już m.st. Warszawa zrezygnowało z takiego rozwiązania, uznając, że zachodzą zbyt duże wątpliwości interpretacyjne co do spełnienia wymogów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie skutecznego doręczenia. Brakuje jednoznacznych regulacji, które pozwalałyby traktować odbiór decyzji przez urzędomat jako doręczenie w rozumieniu przepisów prawa administracyjnego, w szczególności w kontekście potwierdzenia odbioru i ewentualnej fikcji doręczenia. Wątpliwości dotyczą m.in. braku jednoznacznego powiązania odbioru z konkretną osobą oraz niemożności ustalenia daty skutecznego doręczenia.
Ponadto w związku z ustawą o dokumentach publicznych prawo jazdy, dowód rejestracyjny oraz pozwolenie czasowe są dokumentami publicznymi kategorii pierwszej, które są w sposób specjalny zabezpieczane. Jak to się będzie miało do wydawania ich przez urzędomat?
W związku z powyższym zawracam się z uprzejmą prośbą o zajęcie stanowiska, czy doręczenie stronie decyzji przez urzędomat jest zgodne z obecnym stanem prawnym. Na chwilę obecną decyzja jest doręczana stronie bezpośrednio, odbierana przez pełnomocnika upoważnionego na piśmie lub wysyłana pocztą.
W związku z powyższym powstaje pytanie, czy doręczenie decyzji przez urzędomat jest zgodne z przepisami prawa i będzie uważane za skuteczne, jeżeli organ nie będzie miał pisemnego potwierdzenia odbioru i nie będzie można zweryfikować kto faktycznie odebrał decyzję?
Z poważaniem
Paweł Masełko