w sprawie wykorzystywania zautomatyzowanych skryptów do przejmowania terminów wizowych w systemie e-Konsulat
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Władysław Teofil Bartoszewski
Warszawa, 17-06-2026
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 17036 Pana Posła Janusza Cieszyńskiego w sprawie wykorzystywania zautomatyzowanych skryptów do przejmowania terminów wizowych w systemie e-Konsulat, uprzejmie informuję, co następuje.
Wnioski wizowe w polskich urzędach konsularnych na terytorium Białorusi są składane w punktach przyjmowania wniosków wizowych prowadzonych przez usługodawcę zewnętrznego. Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi jest rozwiązaniem szeroko stosowanym przez państwa Schengen na całym świecie i przewidzianym w kodeksie wizowym. Szczegółowe postanowienia dotyczące tej instytucji opisane są w art. 43 kodeksu wizowego oraz w załączniku X do Rozporządzenia PE i Rady (WE) nr 810/2019 z dnia 13 lipca 2009 r. Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest instrument prawny (umowa), który spełnia wymogi określone w powyższym załączniku X Rozporządzenia. Zgodnie z treścią art. 43 ust. 6 lit. e) ww. Rozporządzenia planowanie terminów wizyt osoby ubiegającej się o wizę w pomieszczeniach usługodawcy zewnętrznego zostało powierzone do realizacji usługodawcy zewnętrznemu – w przypadku Białorusi podmiotowi VFS Global.
Należy także podkreślić, że konsulowie w zakresie swojej właściwości, odpowiadają za nadzór nad właściwą organizacją przyjęć interesantów realizowaną przez usługodawcę zewnętrznego. Zgodnie z art. 43 ust. 11 Rozporządzenia PE i Rady (WE) 810/2009 dane państwo członkowskie prowadzi ścisły nadzór realizacji postanowień instrumentu prawnego (umowy), w przedmiocie prawidłowego wywiązywania się usługodawcy zewnętrznego z powierzanych umową zadań. W ramach czynności kontrolnych konsulat lub organy centralne danego państwa członkowskiego regularnie przeprowadzają wyrywkowe kontrole w pomieszczeniach usługodawcy zewnętrznego. Konsulowie na bieżąco monitorują sytuację w zakresie zapisów oraz informują usługodawcę zewnętrznego o nowych niekorzystnych zjawiskach zgłaszanych w procesie rejestracji dla uszczelnienia samego sytemu i wdrożenia działań naprawczych. Takie kontrole są regularnie przeprowadzane przez polskich konsulów w Białorusi.
Działania kontrolne zgodnie ze swoją właściwością terytorialną realizują konsulowie w Mińsku, Brześciu i Grodnie. Zgodnie z art. 43 ust. 11a Rozporządzenia PE i Rady (WE) 810/2009 państwo członkowskie jest zobowiązane do regularnego przedkładania Komisji Europejskiej sprawozdania ze współpracy z usługodawcami zewnętrznymi. W takich sprawozdaniach poruszane są także zjawiska oceniane jako negatywne lub identyfikowane konieczne do podjęcia działania, które są niezbędne w celu ich zapobieżenia. Następnie kwestie te są omawiane na Komitecie do spraw wiz Komisji Europejskiej. Kwestia dostępności składania wniosków wizowych w konkretnych lokalizacjach jest regularnie omawiana na forum lokalnej współpracy Schengen, w ramach której konsulowie obecni w danej lokalizacji podejmują działania służące harmonizacji i usprawnieniu procesów wizowych. Polska w tym formacie jest reprezentowana w Białorusi przez konsula RP w Mińsku. Z uwagi na zawieszenie działalności konsularnej przez większość państw strefy Schengen oraz wymuszoną przez działania władz białoruskich redukcję personelu dyplomatycznego i konsularnego w polskich urzędach na Białorusi, konsulowie, od sierpnia 2020 r., napotykają na ponadstandardowo wysoki popyt na polskie wizy. Powyższa sytuacja doprowadziła do trudności w zarejestrowaniu wniosku wizowego na wolny termin w punktach przyjmowania wniosków wizowych usługodawcy zewnętrznego. Wynika to z nadmiernego popytu względem możliwej do zaoferowania, w danych warunkach, podaży. W kwestii rejestracji elektronicznej wniosku wizowego, obecnie na Białorusi został wprowadzony nowy sposób rejestracji poprzez zapisanie się na listę oczekujących wnioskodawców. Zweryfikowani cudzoziemcy oczekują na wyznaczenie konkretnego terminu i miejsca złożenia wniosku wizowego. Na podstawie dostępności terminów przekazanych przez urząd konsularny usługodawca zewnętrzny informuje wnioskodawcę e-mailem o dostępie do rezerwacji. Cudzoziemiec w ciągu 48 godzin musi dokonać wyboru daty i godziny oraz dokończyć proces rejestracji. Jeżeli wnioskodawca w określonym czasie nie dokończy procesu rezerwacji od momentu powiadomienia, jego dane zostaną usunięte z kolejki oczekujących i konieczna będzie ponowna rejestracja. W przypadku pomyślnego dokonania rezerwacji na dogodną datę i godzinę wizyty w PPWW cudzoziemiec otrzymuje wiadomość e-mail z załączonym potwierdzeniem wizyty zawierającym datę, godzinę oraz inne szczegóły dotyczące złożenia wniosku.
Należy podkreślić, że dostęp do procedury wizowej jest równy dla wszystkich zainteresowanych cudzoziemców. Informuję jednocześnie, że w grudniu 2020 r. Ministerstwo Spraw Zagranicznych wprowadziło w systemie e-Konsulat funkcjonalność przydzielania terminów w usługach wizowych w drodze losowania, która jest stosowana w placówkach zagranicznych, w których terminy były przechwytywane przez pośredników, a w 2024 r. mechanizm kolejkowania (udostępniane terminy są przydzielane zgodnie z kolejnością zapisania wniosku w systemie). Funkcjonalności losowania i kolejkowania umożliwiają zarejestrowanie się każdemu zainteresowanemu, a termin wizyty przydzielany jest automatycznie przez system. Mechanizmy losowania i kolejkowania są stale rozwijane o nowe opcje, jak również nowe funkcjonalności. W kwietniu bieżącego roku w 7 placówkach rozpoczął się pilotaż weryfikacji tożsamości poprzez wideoweryfikację, jako jednego z rozwiązań, które powinno znacznie ograniczyć liczbę fikcyjnych wniosków blokujących terminy wizyt oraz skrócić czas oczekiwania na wizytę w konsulacie. Takie podejście eliminuje możliwość zastosowania botnetów wykorzystujących software typu Agent.PYO. Wybór mechanizmu przydzielania terminów leży w kompetencji konsula. Konsulowie mają także możliwość zgłaszania podejrzanych adresów IP i adresów e-mail, które mają być zablokowane przez administratora. Dodatkowo system e-Konsulat jest stale poddawany testom bezpieczeństwa w środowisku wykonawcy oprogramowania (identycznym ze środowiskiem produkcyjnym), a także okresowo, przy wprowadzaniu większych zmian, szerszym testom, w tym testom penetracyjnym. Wszystkie zidentyfikowane podczas testów podatności są na bieżąco usuwane. Poza tym, jeszcze w tym roku planowane jest przeprowadzenie testów penetracyjnych realizowanych przez firmę zewnętrzną.
Pragnę zapewnić, że konsulowie na bieżąco monitorują system i nie ustają w wysiłkach dla poprawy przez usługodawcę zewnętrznego systemu przyjęć wniosków. Konsulowie dokonują regularnych kontroli w punktach przyjmowania wniosków wizowych prowadzonych przez usługodawcę zewnętrznego. Ponadto, w ostatnim czasie wprowadzona została uzupełniająca procedura weryfikacji tożsamości zapisującego się na złożenie wniosku wizowego. Ma to na celu zapewnienie, że lokalni pośrednicy działający w sposób nieuprawniony nie będą mieli możliwości ingerowania w proces rejestracji na złożenie wniosku wizowego. Co więcej, w porównaniu z umowami zawieranymi w latach poprzednich skrócono okres ich obowiązywania. Rozwiązanie to zwiększa elastyczność oraz umożliwia regularną weryfikację zasadności korzystania z usług outsourcingowych w danej lokalizacji.
Z wyrazami szacunku
z up. Władysław Teofil Bartoszewski
Sekretarz Stanu