w sprawie ułatwienia wyrabiania dowodów osobistych za granicą
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Magdalena Roguska
Warszawa, 29-07-2026
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację numer 18290 Pani Poseł Pauliny Matysiak w sprawie ułatwienia wyrabiania dowodów osobistych za granicą, uprzejmie przedstawiam co następuje.
Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych[1] obowiązek posiadania dowodu osobistego spoczywa na pełnoletnim obywatelu Rzeczypospolitej Polskiej zamieszkującym na jej terytorium. Obywatel polski zamieszkujący poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej jest uprawniony do posiadania dowodu osobistego, przy czym nie ciąży na nim ustawowy obowiązek jego posiadania. Podstawowym dokumentem tożsamości dla tych osób jest dokument paszportowy, o który mogą ubiegać się u konsula Rzeczypospolitej Polskiej. Osoby mieszkające poza terytorium naszego kraju mają zatem zapewnioną możliwość posiadania ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo polskie.
Na podstawie ww. ustawy, wniosek o wydanie dowodu osobistego składa się osobiście w siedzibie organu dowolnej gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub przez Internet przy użyciu usługi elektronicznej. Wnioskodawca powyżej 12. roku życia po złożeniu wniosku o wydanie dowodu osobistego przez Internet jest zobowiązany w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku zgłosić się do organu gminy, do której przesłał wniosek, w celu złożenia odcisków palców i odwzorowania własnoręcznego podpisu. Przepisy wspomnianej ustawy przewidują bowiem, że warstwa elektroniczna dowodu osobistego zawiera odciski palców, a warstwa graficzna dokumentu zawiera odwzorowanie własnoręcznego podpisu posiadacza dowodu osobistego.
Zamieszczenie powyższych danych w dowodzie osobistym zapewnia zgodność z rozporządzeniem Rady (UE) 2025/1208 z dnia 12 czerwca 2025 r. w sprawie poprawy zabezpieczeń dowodów osobistych obywateli Unii i dokumentów pobytowych wydawanych obywatelom Unii i członkom ich rodzin korzystającym z prawa do swobodnego przemieszczania się[2]. Unijne przepisy ujednolicają standardy zabezpieczeń we wszystkich Państwach Członkowskich, co przekłada się na skuteczniejszą ochroną przed fałszerstwami dokumentów tożsamości.
Przepisy ustawy o dowodach osobistych przewidują możliwość przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego przez przedstawiciela organu gminy w miejscu pobytu osoby. Przyjęcie takiego wniosku jest inicjowane żądaniem wnioskodawcy, który jest zobowiązany uprawdopodobnić istnienie przeszkody uniemożliwiającej osobiste stawiennictwo w siedzibie organu gminy (choroba, niepełnosprawność lub inna niedająca się pokonać przeszkoda).
Jednocześnie zasadą jest osobisty odbiór dowodu osobistego w siedzibie organu gminy właściwego ze względu na miejsce złożenia wniosku, co wynika z faktu, że organ gminy, wydając dowód osobisty osobie ubiegającej się o jego wydanie sprawdza, czy dane zamieszczone w warstwie graficznej dowodu osobistego są zgodne ze stanem faktycznym oraz, czy odciski palców tej osoby są zgodne z odciskami palców zamieszczonymi w warstwie elektronicznej dowodu osobistego.
Ustawodawca dopuszcza jednak odstępstwo od powyższej zasady, umożliwiając odbiór dokumentu przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem szczególnym, o ile zaistnieją przesłanki o charakterze nadzwyczajnym. Ten tryb znajduje zastosowanie w przypadku, gdy wniosek o wydanie dowodu osobistego został złożony w miejscu pobytu osoby, a także jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego powiadomi organ gminy o niemożności osobistego odebrania dowodu osobistego z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, która powstała po dniu złożenia tego wniosku. Organ gminy, oceniając możliwość odbioru dowodu osobistego przez pełnomocnika, bierze pod uwagę trwałość przeszkody, długość jej trwania, możliwość jej przezwyciężenia oraz ewentualność pogorszenia się okoliczności uniemożliwiających odbiór dokumentu. Należy podkreślić, że fakt przebywania wnioskodawcy poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – czy to w celach zarobkowych, czy w związku z miejscem zamieszkania – nie wyczerpuje znamion ustawowej przeszkody uprawniającej do odbioru dowodu przez pełnomocnika.
Odnosząc się do kwestii wydawania dowodów osobistych przez konsulów należy wskazać, że powyższe zagadnienie było przedmiotem petycji skierowanej do ministra spraw wewnętrznych i administracji. W toku rozpatrywania przedmiotowej petycji pozyskano również opinię Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ).
Należy wyjaśnić, że w odróżnieniu od dowodu osobistego, dokument paszportowy uprawnia do przekraczania granicy oraz potwierdza tożsamość i obywatelstwo polskie również poza terytorium Państw Członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw, uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic. Osoby mieszkające za granicą mają zatem zapewnioną możliwość otrzymania dokumentu spełniającego ww. funkcje niezależnie od kraju, w którym zamieszkują lub którego granice przekraczają. Mając powyższe na uwadze, rozważając przedmiotową propozycję, należy podkreślić, że dowody osobiste mają ograniczony terytorialnie zakres stosowania.
Natomiast w przekazanym do ww. petycji stanowisku MSZ wskazało na istotne problemy w dwóch obszarach: finansowym oraz organizacyjnym. Nowe zadania wymagałyby przygotowania systemów informatycznych oraz wyposażenia stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Konieczne byłoby także przeszkolenie pracowników oraz ustalenie bezpiecznych zasad przesyłania dokumentów z Polski, co wygenerowałoby dodatkowe koszty. Podkreślono również, że większa liczba zadań wymagałaby znacznego zwiększenia zatrudnienia. Nawet przy minimalnym wzroście liczby spraw, znacząco wzrosłyby koszty utrzymania placówek.
Jednocześnie wyjaśniono, że osoby mieszkające na terytorium innych państw, zgłaszające się do urzędów konsularnych w celu uzyskania dokumentu tożsamości, nie spełniają przesłanki obowiązkowego posiadania dowodu osobistego. Z kolei osoby, które utraciły dokument tożsamości podczas pobytu za granicą, będące przykładowo w krótkoterminowej podróży turystycznej czy służbowej, mają prawo do zwrócenia się do konsula o wydanie paszportu tymczasowego. Dokument ten, co do zasady, można otrzymać niezwłocznie, w przeciwieństwie do centralnie personalizowanego dowodu osobistego.
W ostatecznej konkluzji, z uwagi na przytoczone argumenty, MSZ wydało negatywną opinię w omawianej sprawie. W ocenie MSZ bilans kosztów wydaje się znacznie przekraczać ewentualne korzyści wprowadzenia takiego rozwiązania.
Przedstawiając powyższe, w tym uwzględniając negatywne stanowisko MSZ w omawianej sprawie, uprzejmie informuję, że aktualnie nie jest planowane rozpoczęcie prac legislacyjnych zmierzających do zmiany dotychczasowych przepisów prawa w tym zakresie. Nie przewiduje się także wdrożenia rozwiązań prawnych ani organizacyjnych, które umożliwiałyby realizację procedur związanych z wnioskowaniem o dowód osobisty lub jego odbiorem za pośrednictwem konsulów Rzeczypospolitej Polskiej.
Pragnę również wskazać, że w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, w ostatnim czasie, nie były prowadzone analizy porównawcze rozwiązań stosowanych w innych państwach Unii Europejskiej w zakresie wydawania dowodów osobistych obywatelom przebywającym za granicą. Ministerstwo nie dysponuje również informacjami dotyczącymi liczby złożonych w ciągu roku wniosków o wydanie dowodu osobistego przez obywateli polskich mieszkających za granicą. Ewentualne dane w tym zakresie mogą być w posiadaniu resortu cyfryzacji (Rejestr Dowodów Osobistych oraz rejestr PESEL), przy czym należy zaznaczyć, że dane te mogą być niemiarodajne, gdyż dotyczyć będą wyłącznie osób, które dokonały zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.
Z poważaniem
z up. Magdalena Roguska
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
[1] Dz. U. z 2025 r. poz. 1753
[2] Dz. Urz. UE L 2025/1208 z 20.06.2025 r.