w sprawie zmian przepisów umożliwiających skuteczne wykorzystywanie urzędomatów do wydawania dokumentów urzędowych
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Magdalena Roguska
Warszawa, 17-08-2026
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację numer 18334 Pana Posła Michała Wosia w sprawie zmian przepisów umożliwiających skuteczne wykorzystywanie urzędomatów do wydawania dokumentów urzędowych przedstawiam informacje pozostające w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Na wstępie pragnę wskazać, że Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) nie prowadzi analiz i prac w obszarze przedstawionym w niniejszej interpelacji.
W kontekście omawianego zagadnienia należy zauważyć, że stosownie do przepisu art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego[1] organ administracji publicznej ma obowiązek doręczać pisma w pierwszej kolejności na adres do doręczeń elektronicznych, zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[2]. W opinii MSWiA powyższe rozwiązanie spełnia postulat Pana Posła dotyczący odbioru korespondencji poza godzinami pracy urzędu, bez konieczności udawania się do urzędomatu.
Zagadnienia odnoszące się do odbioru określonych dokumentów są regulowane przez ustawy dziedzinowe dotyczące poszczególnych dokumentów i należą do właściwości ministrów odpowiedzialnych za wydawanie danego rodzaju dokumentu. Należy przy tym mieć na uwadze fakt, że część wydawanych dokumentów stanowią dokumenty publiczne kategorii pierwszej w rozumieniu ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych[3]. Dokumenty te podlegają szczególnym wymogom w zakresie zabezpieczenia, ewidencji i wydawania.
Jednocześnie warto zauważyć, że odbiór dokumentu z urzędomatu odbywa się w sposób zautomatyzowany, bez fizycznego lub elektronicznego podpisu strony, bez jakiejkolwiek weryfikacji jej tożsamości oraz bez możliwości stwierdzenia, że dokument został faktycznie odebrany przez adresata, a nie osobę nieuprawnioną.
Przedstawiając powyższe jednocześnie informuję, że zaświadczenia wydawane przez organy gmin na podstawie przepisów dziedzinowych z zakresu należącego do właściwości MSWiA, tj. w szczególności dotyczące ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności[4] oraz ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych[5] są wydawane, w zależności od żądania wnioskodawcy, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem, lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaś doręczanie zaświadczenia następuje w oparciu o przepisy K.p.a. oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie ma podstaw do ich doręczania z wykorzystaniem urzędomatów.
Na podstawie art. 30 ustawy o dowodach osobistych dowód osobisty odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy, w którym został złożony wniosek o wydanie dowodu osobistego. Obecność przy odbiorze dowodu osobistego nie jest wymagana wyłącznie w odniesieniu do osoby małoletniej, która nie ukończyła 5. roku życia oraz osoby małoletniej, która ukończyła 5. rok życia i nie ukończyła 12. roku życia, jeżeli osoba ta była obecna przy składaniu wniosku w siedzibie organu gminy. Organ gminy potwierdza tożsamość posiadacza dokumentu, a w przypadku, kiedy dokument został wydany dla osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych albo osoby posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych – również osoby uprawnionej do odbioru dokumentu wydanego ww. osobie.
Odbiór dowodu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego podpisem złożonym w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, tj. za pomocą urządzenia umożliwiającego złożenie i odwzorowanie podpisu własnoręcznego (tzw. signature pada).
Organ gminy wydając dowód osobisty osobie ubiegającej się o jego wydanie sprawdza, czy dane zamieszczone w warstwie graficznej dowodu osobistego są zgodne ze stanem faktycznym oraz czy odciski palców tej osoby są zgodne z odciskami palców zamieszczonymi w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Organ ten zapewnia przy tym warunki pozwalające na ustalenie pozostających wyłącznie w posiadaniu tej osoby kodów umożliwiających identyfikację elektroniczną i złożenie podpisu osobistego oraz przekazuje do jej wyłącznej dyspozycji kod umożliwiający odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego w formie umożliwiającej odczytanie zapisanych danych osobom z dysfunkcjami wzroku.
W związku z powyższym obowiązujące regulacje wyłączają możliwość doręczania dowodów osobistych z wykorzystaniem urzędomatów. Z uwagi na funkcje, jakie pełni dowód osobisty[6] brak jest podstaw do wprowadzenia takiej możliwości w przepisach prawa.
Z kolei w odniesieniu do dokumentów paszportowych należy wskazać, że paszporty i paszporty tymczasowe wydają: wojewoda i konsul. Natomiast jedynie w wyjątkowych przypadkach minister właściwy do spraw wewnętrznych.
Obecnie nie przewiduje się, aby w sprawach paszportowych, które pozostają w kompetencji administracji rządowej, były stosowane urzędomaty.
Natomiast planowane jest podjęcie działań mających na celu stworzenie uwarunkowań do powstania i funkcjonowania na terenie Polski dobrowolnej usługi (dodatkowo płatnej) w postaci przesłania – za pośrednictwem operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe[7] – dokumentu paszportowego[8] przez organ paszportowy (wojewodę) na adres wskazany przez osobę wnioskującą o jego wydanie. Analogiczna usługa jest obecnie stosowana w przypadku osób składających wniosek paszportowy do konsula.
Wprowadzenie powyższej usługi na terenie kraju wymaga nowelizacji ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych[9], a także odpowiedniego dostosowania Rejestru Dokumentów Paszportowych (systemu teleinformatycznego) oraz e-usługi dotyczącej potwierdzenia odbioru dokumentu paszportowego.
Ponadto informuję, że w zakresie dotyczącym rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska MSWiA nie prowadziło analiz w omawianym obszarze, jak również obecnie nie planuje zmian ustawowych.
Z poważaniem
z up. Magdalena Roguska
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
[1] Dz. U. z 2025 r. poz. 1691, dalej również jako: K.p.a.
[2] Dz. U. z 2026 r. poz. 3.
[3] Dz. U. z 2024 r. poz. 1669, z późn. zm.
[4] Dz. U. z 2026 r. poz. 384, z późn. zm.
[5] Dz. U. z 2025 r. poz. 1753, z późn. zm.
[6] Zgodnie z art. 4 ustawy o dowodach osobistych dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie jego posiadacza oraz uprawniającym do przekraczania granic państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw, uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic.
[7] Dz. U. z 2026 r. poz. 558.
[8] paszport, paszport tymczasowy
[9] Dz. U. z 2026 r. poz. 196.