w sprawie pozornej cyfryzacji procedury wydawania dowodów osobistych oraz konieczności dwukrotnej wizyty obywatela w urzędzie
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Magdalena Roguska
Warszawa, 17-08-2026
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację numer 18714 Pana Posła Wiesława Krajewskiego, uprzejmie przedstawiam co następuje.
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych[1] obowiązek posiadania dowodu osobistego spoczywa na pełnoletnim obywatelu Rzeczypospolitej Polskiej zamieszkującym na jej terytorium. Natomiast obywatel polski zamieszkujący poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej jest jedynie uprawniony do posiadania dowodu osobistego.
Dowody osobiste wydawane od 7 listopada 2021 r. zawierają odciski palców oraz odwzorowanie własnoręcznego podpisu posiadacza, z wyjątkiem dowodów wydawanych osobom do 12. roku życia oraz osobom, od których pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe.
Zamieszczenie powyższych danych biometrycznych w dowodzie osobistym zapewnia zgodność z rozporządzeniem Rady (UE) 2025/1208 z dnia 12 czerwca 2025 r. w sprawie poprawy zabezpieczeń dowodów osobistych obywateli Unii i dokumentów pobytowych wydawanych obywatelom Unii i członkom ich rodzin korzystającym z prawa do swobodnego przemieszczania się[2]. Unijne przepisy ujednolicają standardy zabezpieczeń we wszystkich Państwach Członkowskich, co przekłada się na skuteczniejszą ochronę przed fałszerstwami dokumentów tożsamości.
Na podstawie ustawy o dowodach osobistych, wniosek o wydanie dowodu osobistego składa się osobiście w siedzibie organu dowolnej gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub przez Internet przy użyciu usługi elektronicznej[3]. Wnioskodawca korzystający z możliwości złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego przez Internet przesyła do wybranego urzędu wypełniony formularz wraz ze zdjęciem w formie elektronicznej. Wniosek jest automatycznie wprowadzany do Rejestru Dowodów Osobistych, a urzędnik – po jego wpłynięciu – dokonuje weryfikacji poprawności dołączonego zdjęcia. W sytuacji, gdy zdjęcie nie spełnia wymogów określonych w przepisach prawa, wnioskodawca jest informowany o konieczności dostarczenia prawidłowego zdjęcia. Celem wprowadzenia powyższego rozwiązania skutkującego ograniczeniem liczby czynności urzędowych w ramach wnioskowania o wydanie dowodu osobistego było skrócenie czasu obsługi danego wniosku podczas wizyty w urzędzie. W omawianym przypadku urzędnik nie sporządza nowego wniosku, lecz proceduje ten, który już znajduje się w Rejestrze Dowodów Osobistych. Wprowadzone zmiany przełożyły się na elektronizację całego procesu ubiegania się o wydanie dowodu osobistego, w tym rezygnację z papierowego wniosku na rzecz wniosku składanego w postaci elektronicznej i podpisywanego przez obywatela za pomocą urządzenia tzw. signature pad.
Wnioskodawca powyżej 12. roku życia po złożeniu wniosku o wydanie dowodu osobistego za pośrednictwem usługi elektronicznej jest zobowiązany w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku zgłosić się do organu gminy, do którego przesłał wniosek, w celu złożenia odcisków palców i odwzorowania własnoręcznego podpisu. Zaletą składania wniosku przez Internet jest możliwość dołączenia zdjęcia w formie elektronicznej, w tym jego samodzielnego wykonania w aplikacji mObywatel. W przypadku osób do 12. roku życia złożenie wniosku wiąże się z jedną wizytą w urzędzie – w celu odbioru dokumentu.
Jednocześnie informuję, że kwestie techniczne związane z funkcjonowaniem procesu wydawania dowodów osobistych, w tym z funkcjonalnościami Rejestru Dowodów Osobistych, są zgłaszane przez organy gmin na dedykowaną platformę zgłoszeniową „Atmosfera”, prowadzoną przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Natomiast powiadomienia od obywateli kierowane bezpośrednio do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w omawianym obszarze dotyczą najczęściej ogólnych zasad wydawania dowodów osobistych, wymogów dla fotografii, pobierania i przechowywania odcisków palców oraz aktywowania warstwy elektronicznej dokumentu.
Należy również wyjaśnić, że rozwiązania polegające na ograniczeniu procedury do jednej obowiązkowej wizyty w urzędzie czy bezpiecznym dostarczeniu gotowego dokumentu przesyłką rejestrowaną, za pośrednictwem uprawnionego pracownika lub przy wykorzystaniu innej formy osobistego potwierdzenia tożsamości, pozostają w ścisłym związku z koniecznością zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa procesu wydawania dokumentów tożsamości – tym samym nie były dotychczas przedmiotem odrębnych analiz.
Przepisy ustawy o dowodach osobistych stanowią, że dowód osobisty odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy, w którym został złożony wniosek o jego wydanie. Organ gminy, wydając dowód osobisty osobie ubiegającej się o jego wydanie sprawdza, czy dane zamieszczone w warstwie graficznej dowodu osobistego są zgodne ze stanem faktycznym oraz czy odciski palców tej osoby są zgodne z odciskami palców zamieszczonymi w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Ponadto odebranie dowodu osobistego w siedzibie organu gminy zapewnia warunki pozwalające na ustalenie kodów, pozostających wyłącznie w posiadaniu właściciela dowodu osobistego, umożliwiających identyfikację elektroniczną i złożenie podpisu osobistego oraz przekazanie, wyłącznie do jego dyspozycji, kodu umożliwiającego odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego, w formie umożliwiającej odczytanie zapisanych danych osobom z dysfunkcjami wzroku. Obecność przy odbiorze dowodu osobistego nie jest wymagana w odniesieniu do osoby małoletniej, która nie ukończyła 5. roku życia oraz osoby małoletniej, która ukończyła 5., lecz nie ukończyła 12. roku życia, jeżeli osoba ta była obecna przy składaniu wniosku w siedzibie organu gminy. Odbiór dowodu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego podpisem złożonym za pomocą urządzenia umożliwiającego złożenie i odwzorowanie podpisu własnoręcznego (signature pad).
Ustawodawca dopuszcza jednak odstępstwo od zasady osobistego odbioru, umożliwiając odbiór dokumentu przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem szczególnym, o ile zaistnieją przesłanki o charakterze nadzwyczajnym. Ten tryb znajduje zastosowanie w przypadku, gdy wniosek o wydanie dowodu osobistego został złożony w miejscu pobytu osoby, a także jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego powiadomi organ gminy o niemożności osobistego odebrania dowodu osobistego z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, która powstała po dniu złożenia tego wniosku. Organ gminy oceniając możliwość odbioru dowodu osobistego przez pełnomocnika bierze pod uwagę trwałość przeszkody, długość jej trwania, możliwość jej przezwyciężenia oraz ewentualność pogorszenia się okoliczności uniemożliwiających odbiór dokumentu. Należy podkreślić, że fakt przebywania wnioskodawcy poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – czy to w celach zarobkowych, czy w związku z miejscem zamieszkania – nie wyczerpuje znamion ustawowej przeszkody uprawniającej do odbioru dowodu przez pełnomocnika.
Jednocześnie informuję, że aktualnie trwają prace nad projektem ustawy[4], która zakłada wprowadzenie możliwości wyboru innego organu gminy jako miejsca odbioru dowodu osobistego. Wnioskodawca składając wniosek będzie mógł zadeklarować wolę odbioru dowodu osobistego w innym, wskazanym przez siebie organie gminy.
Należy podkreślić, że za utrzymaniem zasady, iż pobranie odcisków palców i wzoru podpisu może odbywać się wyłącznie w organie gminy, a nie w mobilnych punktach obsługi czy innych placówkach publicznych, przemawiają względy bezpieczeństwa. W dowodzie osobistym osoby, która ukończyła 12. rok życia, zamieszcza się bowiem odwzorowanie podpisu własnoręcznego, składanego za pomocą signature pada, a warstwa elektroniczna dokumentu zawiera jej odciski palców. Natomiast narzędziem służącym do realizacji obowiązków określonych w ustawie o dowodach osobistych jest Rejestr Dowodów Osobistych, prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, do którego dostęp – w celu realizacji zadań określonych ww. ustawie – posiadają wyłącznie: organ gminy, wojewoda, konsul, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji. W związku z powyższym jedynie organy gmin, realizujące na mocy przepisów ustawy o dowodach osobistych zadania z zakresu wydawania dowodów osobistych, mogą w toku postępowania pobierać odciski palców i odwzorowanie podpisu. Powierzenie tej czynności wykwalifikowanemu i upoważnionemu personelowi, wyznaczonemu przez krajowe organy odpowiedzialne za wydawanie dowodów osobistych, zapewnia bezpieczeństwo całego procesu.
Odnosząc się do zagadnienia dotyczącego obciążeń, jakie ponoszą obywatele m.in. w związku z koniecznością dwukrotnego dojazdu do urzędu należy wskazać, że w praktyce są one w istotnym stopniu ograniczane długim okresem ważności dokumentu. Dowody osobiste wydawane osobom, które ukończyły 12. rok życia zachowują ważność przez 10 lat od dnia wydania, a w przypadku osób, od których chwilowo fizycznie nie jest możliwe pobranie odcisków palców – przez 12 miesięcy, natomiast osobom do 12. roku życia dowody wydawane są z terminem ważności 5 lat. Powyższe znacząco zmniejsza częstotliwość, z jaką obywatele muszą korzystać z opisanej procedury.
Ewentualne oszczędności czasu wynikające z elektronicznego złożenia wniosku w porównaniu z rozpoczęciem procedury bezpośrednio w urzędzie wiążą się przede wszystkim z ograniczeniem czynności wykonywanych podczas wizyty w urzędzie wyłącznie do złożenia odcisków palców i podpisu, bez konieczności sporządzania nowego wniosku przez urzędnika, co – jak wskazano powyżej – powinno skrócić czas obsługi interesanta w trakcie samej wizyty. W ocenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji korzystanie z dodatkowych narzędzi komunikacji elektronicznej nie wpływa przy tym negatywnie na przebieg procedury wydawania dowodu osobistego, lecz stanowi element usprawniający całość postępowania.
Odrębną kwestią pozostaje możliwość odbioru dowodu osobistego za pośrednictwem konsula przez obywatela, który po złożeniu wniosku wyjechał za granicę. Jak wskazano na wstępie, obowiązek posiadania dowodu osobistego spoczywa na pełnoletnich obywatelach polskich zamieszkujących na terytorium kraju, natomiast obywatele mieszkający za granicą mają prawo, a nie obowiązek posiadania dowodu osobistego. Podstawowym dokumentem tożsamości dla tych osób jest dokument paszportowy, o który mogą ubiegać się u konsula, co zapewnia im możliwość posiadania ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo polskie.
Powyższe zagadnienie było przedmiotem petycji skierowanej do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. W toku rozpatrywania przedmiotowej petycji pozyskano również opinię Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ).
Należy wyjaśnić, że w odróżnieniu od dowodu osobistego, dokument paszportowy uprawnia do przekraczania granicy oraz potwierdza tożsamość i obywatelstwo polskie również poza terytorium Państw Członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw, uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic. Osoby mieszkające za granicą mają zatem zapewnioną możliwość otrzymania dokumentu spełniającego ww. funkcje niezależnie od kraju, w którym zamieszkują lub którego granice przekraczają. Mając powyższe na uwadze, rozważając przedmiotową propozycję, należy podkreślić, że dowody osobiste mają ograniczony terytorialnie zakres stosowania.
Natomiast w przekazanym do ww. petycji stanowisku MSZ wskazało na istotne problemy w dwóch obszarach: finansowym oraz organizacyjnym. Nowe zadania wymagałyby przygotowania systemów informatycznych oraz wyposażenia stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Konieczne byłoby także przeszkolenie pracowników oraz ustalenie bezpiecznych zasad przesyłania dokumentów z Polski, co wygenerowałoby dodatkowe koszty. Podkreślono również, że większa liczba zadań wymagałaby znacznego zwiększenia zatrudnienia. Nawet przy minimalnym wzroście liczby spraw, znacząco wzrosłyby koszty utrzymania placówek.
Jednocześnie wyjaśniono, że osoby mieszkające na terytorium innych państw, zgłaszające się do urzędów konsularnych w celu uzyskania dokumentu tożsamości, nie spełniają przesłanki obowiązkowego posiadania dowodu osobistego. Z kolei osoby, które utraciły dokument tożsamości podczas pobytu za granicą, będące przykładowo w krótkoterminowej podróży turystycznej czy służbowej, mają prawo do zwrócenia się do konsula o wydanie paszportu tymczasowego. Dokument ten, co do zasady, można otrzymać niezwłocznie, w przeciwieństwie do centralnie personalizowanego dowodu osobistego.
W ostatecznej konkluzji, z uwagi na przytoczone argumenty, MSZ wydało negatywną opinię w omawianej sprawie. W ocenie MSZ bilans kosztów wydaje się znacznie przekraczać ewentualne korzyści wprowadzenia takiego rozwiązania.
Przedstawiając powyższe uprzejmie informuję, że aktualnie nie jest planowane rozpoczęcie prac organizacyjnych ani technicznych zmierzających do ograniczenia liczby osobistych wizyt w urzędzie w procedurze wnioskowania o wydanie dowodu osobistego i odbioru dokumentu. Wynika to z faktu, że określone przepisami ustawy o dowodach osobistych zasady wydawania tych dokumentów zapewniają bezpieczeństwo całego procesu, co pozostaje kluczowe z uwagi na rangę, jaką pełnią dowody osobiste w obrocie prawnym.
Ponadto, uwzględniając negatywne stanowisko MSZ, nie przewiduje się także wdrożenia rozwiązań prawnych ani organizacyjnych, które umożliwiałyby realizację procedur związanych z wnioskowaniem o dowód osobisty lub jego odbiorem za pośrednictwem konsulów Rzeczypospolitej Polskiej.
Z poważaniem
z up. Magdalena Roguska
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
[1] Dz. U. z 2025 r. poz. 1753, z późn. zm.
[2] Dz. Urz. UE L 2025/1208 z 20.06.2025
[3] możliwość składania wniosku o wydanie dowodu przez Internet dla osób powyżej 12. roku życia została wprowadzona 29 grudnia 2023 r.
[4] projekt ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich, numer w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów UD 329