w sprawie trudności w uzyskaniu terminów wizyt w polskich placówkach konsularnych w Stanach Zjednoczonych
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Władysław Teofil Bartoszewski
Warszawa, 09-09-2026
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 19228 Pana Posła Dariusza Piontkowskiego w sprawie trudności w uzyskaniu terminów wizyt w polskich placówkach konsularnych w Stanach Zjednoczonych, uprzejmie informuję, co następuje.
Ad 1. Ministerstwo Spraw Zagranicznych na bieżąco monitoruje dostępność terminów wizyt w urzędach konsularnych RP, w tym w placówkach na terenie Stanów Zjednoczonych. Analiza prowadzona jest zarówno w oparciu o dane dotyczące liczby udostępnianych terminów oraz stopnia ich wykorzystania, jak i informacje przekazywane przez poszczególne urzędy konsularne dotyczące lokalnego zapotrzebowania na usługi konsularne. W ramach prowadzonych działań placówkom regularnie przekazywane są zalecenia dotyczące organizacji pracy oraz sposobów zwiększania liczby dostępnych terminów wizyt. Jednocześnie podejmowane są działania o charakterze systemowym ukierunkowane na usprawnienie procesu rezerwacji wizyt, poprawę dostępności usług konsularnych oraz zapewnienie możliwie sprawnej obsługi obywateli. Monitorowanie dostępności terminów stanowi stały element nadzoru nad funkcjonowaniem sieci konsularnej i pozwala na bieżące reagowanie na zmieniające się potrzeby obywateli polskich przebywających za granicą. Jednostkowe sygnały od obywateli dotyczące utrudnień z dostępnością terminów w systemie e-Konsulat są na bieżąco wyjaśniane we współpracy z właściwym urzędem konsularnym. Uwzględniając optymalizację dostępności usług konsularnych dla naszych obywateli w Stanach Zjednoczonych, maksymalne racjonalne wykorzystanie posiadanych zasobów etatowych i możliwości poszczególnych urzędów konsularnych, z dniem 1 października w 2024 r. nastąpiła zmiana okręgów konsularnych w USA. Obecnie okręgi konsularne obejmują:
✓ Okręg Ambasady RP w Waszyngtonie obejmuje stany: Delaware, Dystrykt Kolumbii, Georgia, Kentucky, Maryland, Karolina Południowa, Karolina Północna, Pensylwania, Tennessee, Wirginia, Wirginia Zachodnia, Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych i pozostałe terytoria zamorskie Stanów Zjednoczonych oraz Portoryko i Bahamy.
✓ Okręg Konsulatu Generalnego RP w Chicago obejmuje stany: Illinois, Indiana, Iowa, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, Ohio, Dakota Południowa, Dakota Północna i Wisconsin.
✓ Okręg Konsulatu Generalnego RP w Houston obejmuje stany: Alabama, Arkansas, Floryda, Kansas, Luizjana, Missisipi, Nowy Meksyk, Oklahoma i Teksas.
✓ Okręg Konsulatu Generalnego RP w Los Angeles obejmuje stany: Alaska, Arizona, Kalifornia, Kolorado, Hawaje, Idaho, Montana, Nevada, Oregon, Utah, Waszyngton i Wyoming.
✓ Okręg Konsulatu Generalnego RP w Nowym Jorku obejmuje stany: Connecticut, Maine, Massachusetts, New Hampshire, New Jersey, Nowy Jork, Rhode Island i Vermont.
Ad 2. W urzędzie konsularnym w Waszyngtonie terminy wizyt w sprawach paszportowych oraz prawnych i obywatelskich w systemie e-Konsulat są udostępniane na bieżąco, z tygodniowym wyprzedzeniem. Konsul w Waszyngtonie na bieżąco monitoruje dostępność terminów. Większość spraw prawnych oraz obywatelskich załatwiana jest drogą korespondencyjną. Konsulat Generalny RP w Houston terminy wizyt w sprawach paszportowych oraz prawnych i obywatelskich w systemie e-Konsulat udostępnia na bieżąco. Czas oczekiwania na spotkanie paszportowe nie przekracza 2-3 dni. Zasadniczym problemem nie jest dostępność terminów w e-Konsulacie w siedzibie urzędu, ale potrzeby polskich obywateli mieszkających głównie na Florydzie, stanie, odległym od Konsulatu o ok. 1500 km. W przypadku spraw obywatelskich okres oczekiwania na wizytę wynosi ok. 2 tygodni. Należy przy tym podkreślić, że wniosek o potwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego nie wymaga osobistej obecności, a dokumentację wraz z wnioskiem można przesłać również pocztą. W Konsulacie Generalnym w Los Angeles terminy udostępniane są raz w tygodniu, w każdy czwartek o godz. 16:00 czasu lokalnego. Informacja ta jest ogólnodostępna. Czas oczekiwania wynosi ok. 2 tygodni, w sprawach paszportowych i obywatelskich jest możliwość zapisu na wizyty z tygodnia na tydzień. W sprawach pilnych (zagubienia paszportów, konieczność wystawienia paszportu tymczasowego na powrót do kraju) interesanci obsługiwani są niezwłocznie/bez konieczności umówienia wizyty. W sprawach paszportowych nowe terminy w Konsulacie Generalnym RP w Nowym Jorku udostępniane są z 2-tygodniowym wyprzedzeniem zgodnie z harmonogramem wizyt na sprawy paszportowe, w każdy dzień tygodnia o godz. 20:00 czasu lokalnego. Ponadto w każdy ostatni piątek miesiąca urząd udostępnia terminy paszportowe z możliwością zapisu na za 2 miesiące. Miesięcznie udostępniane jest około 900 wizyt paszportowych. W sprawach obywatelskich (potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego) wizyty udostępniane są raz w miesiącu z wyprzedzeniem 1,5 miesiąca. Miesięcznie udostępnianych jest ok. 36 wizyt, które umożliwiają złożenie dokumentów w urzędzie i natychmiastową ich weryfikację. Dodatkowo wnioski w sprawach obywatelskich przesyłane są korespondencyjnie – miesięcznie urząd otrzymuje ok. 20 wniosków. Należy podkreślić, że opracowanie wniosków obywatelskich wymaga w każdym przypadku znacznego nakładu pracy - sprawdzanie danych, poświadczanie kopii, weryfikacja tłumaczeń. Poza system e-Konsulat umawiane są wizyty na złożenie wniosków o przywrócenie oraz zrzeczenie się obywatelstwa. Konsulat Generalny RP w Chicago każdego dnia udostępnia terminy z okresem oczekiwania na wizytę od 2 do 4 tygodni na złożenie wniosku paszportowego, jednakże ze względu na wzmożone obecnie zainteresowanie otrzymaniem dokumentu paszportowego wszystkie terminy są zajmowane tego samego dnia. Odbiory spersonalizowanych dokumentów paszportowych odbywają się na bieżąco, bez konieczności umawiania wizyty za pośrednictwem systemu e Konsulat. Na złożenie wniosku o poświadczenie obywatelstwa polskiego obecny czas oczekiwania w urzędzie to ok. 4 tygodni, w sprawach prawnych ok. 1 tygodnia, w sprawach dot. Karty Polaka również ok. 1 tygodnia. Wszystkie placówki na bieżąco monitorują dostępność terminów w systemie e-Konsulat, w przypadku stwierdzenia zwiększonego zainteresowania na określone usługi konsularne uruchamiane są dodatkowe terminy natomiast ograniczane inne, na które nie ma na daną chwilę zwiększonego zapotrzebowania.
Ad 3. W 2025 r. do MSZ wpłynęła 1 skarga dot. Konsulatu Generalnego RP w Los Angeles, natomiast w 2026 r. wpłynęły 2 skargi dot. Konsulatu Generalnego RP w Nowym Jorku.
Ad 4. Problematyka podmiotów oferujących odpłatne pośrednictwo przy rezerwacji wizyt paszportowych jest stale monitorowana przez MSZ. Wprowadzone zostały usprawnienia w systemie e-Konsulat, aby uniemożliwić botom i nieuczciwym pośrednikom masowe przechwytywanie wolnych terminów wizyt. W ocenie MSZ, dzięki działaniom podejmowanym przez resort oraz placówki zagraniczne, zjawisko to ma obecnie charakter marginalny i nie wpływa istotnie na dostępność terminów dla obywateli. Jednocześnie informuję, że Konsulaty Generalne RP w Nowym Jorku oraz Chicago posiadają wiedzę nt. działalności podmiotów komercyjnych trudniących się m.in. pośrednictwem w sprawach paszportowych i obywatelskich. KG w Nowym Jorku informuje o agencji pośredniczącej w sprawach paszportowych (jej usługi miałyby się sprowadzać do pomocy w rezerwacji wizyty, opłaty za przywiezienie osób, przygotowania zdjęcia zgodnego z wymogami). Wnioskodawcy w sprawach obywatelskich korzystają z usług podmiotów komercyjnych oferujących pomoc w przygotowaniu dokumentacji. Ta dokumentacja jest złożona i kompleksowa, wymaga opracowania, tłumaczenia i certyfikacji dokumentów, co często stanowi trudność, szczególnie dla wnioskodawców nieznających języka polskiego. Z doświadczenia urzędu w Nowym Jorku wynika, że podmioty trudniące się pomocą w przygotowaniu wniosków ws. obywatelskich, przesyłają je do konsulatu drogą korespondencyjną, nie biorą zatem udziału w rezerwacji wizyt w systemie e-Konsulat. KG RP w Chicago informuje o agencjach, które reklamują się w prasie polonijnej, w polonijnych rozgłośniach radiowych oraz mediach społecznościowych. Niektóre podmioty działają na terenie USA od ponad 20 lat, na podobnych zasadach jak w innych państwach. Wzmożony wzrost zainteresowania potwierdzeniem obywatelstwa polskiego i uzyskaniem polskiego paszportu generuje powstawanie coraz to nowych firm, które prowadzą legalną – w świetle prawa miejscowego – działalność oraz uruchamia chęć „dorobienia łatwych pieniędzy” przez osoby prywatne, które ogłaszają najczęściej w mediach społecznościowych (Facebook), że odpłatnie śledzą uwalniane przez konsulat terminy i je rezerwują na zlecenie konkretnych osób. Konsulowie przy każdej możliwej okazji - podczas spotkań informacyjnych, dyżurów konsularnych oraz wywiadów radiowych nt. spraw konsularnych podkreślają, że urzędy konsularne nie współpracują z żadną firmą przy realizacji spraw konsularnych, a zapisy w e-Konsulacie są bezpłatne.
Ad 5. MSZ stale prowadzi analizy dot. wykorzystywania automatycznych systemów tzw. botów.
Ad 6. System e-Konsulat jest centralnym systemem rezerwacji wizyt na spotkania konsularne w sprawach paszportowych, wizowych oraz prawnych, wprowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych i funkcjonuje we wszystkich polskich placówkach dyplomatyczno-konsularnych. Urzędnicy konsularni w poszczególnych urzędach konsularnych mogą samodzielnie administrować dodawaniem terminów i godzin na spotkania konsularne (tzw. slotów na sprawy paszportowe, wizowe, prawne, obywatelskie, etc.), ale sama konstrukcja tego programu i jego funkcjonalności są jednakowe dla wszystkich urzędów konsularnych. Nadzór od strony IT realizuje Biuro Informatyki i Telekomunikacji a wsparcie Departament Konsularny. Rozwiązanie to stosowane jest już od dłuższego czasu i skutecznie wspiera klientów w umawianiu wizyt. Pojawiające się w niektórych urzędach konsularnych problemy z rejestracją wizyt nie są związane z przepustowością systemu e-Konsulat ale stale rosnącym na świecie popytem na usługi konsularne. Pragnę przy tym zauważyć, iż nasze urzędy konsularne z uwagi na uwarunkowania kadrowe i lokalowe mogą przyjąć określoną liczbę interesantów. Problem pojawia się w sytuacji, kiedy popyt na usługi konsularne znacząco przekracza możliwości urzędów konsularnych . Zapewniam, że MSZ od wielu lat modyfikuje i zmienia system rejestracji spotkań e-Konsulat. Systematycznie wprowadzane są nowe narzędzia zapobiegające lub utrudniające działalność nieuprawnionych pośredników. W grudniu 2020 r. MSZ wprowadził w systemie funkcjonalność przydzielania terminów w usługach wizowych w drodze losowania, która jest stosowana w placówkach, w których terminy były przechwytywane przez pośredników. Od 2024 r., celem usprawnienia procesu umawiania się na wizyty, został opracowany mechanizm kolejki (udostępniane terminy są przydzielane zgodnie z kolejnością zapisania wniosku w systemie). Pod koniec 2024 r. placówkom w Wielkiej Brytanii zostało zasugerowane stosowanie tego mechanizmu w sprawach paszportowych, a w 2025 r. został on uruchomiony dla niektórych rodzajów wiz krajowych. Mechanizm ten bardzo dobrze się sprawdził, co potwierdza np. znaczne skrócenie czasu oczekiwania na wizytę z kilku miesięcy do 4-5 tygodni w Wydziale Konsularnym i Polonii Ambasady RP w Londynie. W ostatnim czasie wprowadzono nowe narzędzie – wideoweryfikację - która jest obecnie w fazie pilotażu w 8 urzędach konsularnych na świecie. Funkcjonalności losowania i kolejkowania umożliwiają zarejestrowanie się każdemu zainteresowanemu, a termin wizyty przydzielany jest automatycznie przez system. Takie podejście eliminuje możliwość zastosowania botów. Wybór mechanizmu przydzielania terminów leży w kompetencji konsula. Konsulowie mają także możliwość zgłaszania podejrzanych adresów IP i adresów e-mail, które mają być zablokowane przez administratora. Informuję jednocześnie, że urzędy konsularne w USA nie odnotowują problemów z blokowaniem wizyt przez nieuprawnione podmioty.
Ad 7. MSZ dysponuje ograniczonymi możliwościami w zakresie zwiększania zasobów kadrowych oraz organizacyjnych. Resort koncentruje się na efektywnym wykorzystaniu obecnych zasobów i instrumentów służących zapewnieniu dostępności terminów wizyt. W ocenie MSZ trudności w dostępie do terminów mają charakter sporadyczny i występują przede wszystkim w okresach zwiększonego zainteresowania usługami paszportowymi, w szczególności przed sezonem wakacyjnym oraz w czasie rotacji kadrowych. Jednocześnie informuję, że w związku z sygnałami Konsulatu Generalnego RP w Chicago o gwałtownym wzroście zapotrzebowania na spotkania w związane z poświadczeniem obywatelstwa polskiego oraz uzyskaniem polskiego paszportu, znacznie przekraczającego możliwości urzędu w obecnym składzie etatowym, podjęto decyzję o dodatkowym wsparciu kadrowym placówki.
Ad 8. MSZ na bieżąco monitoruje sytuację związaną z presją paszportową i reaguje poprzez kierowanie do placówek wytycznych i rekomendacji w zakresie zwiększenia dostępności terminów wizyt paszportowych a także organizacji dyżurów paszportowych w miejscach zamieszkania większych skupisk obywateli polskich. W 2025 roku urzędy konsularne RP zorganizowały 370 dyżurów paszportowych (o ok. 8% więcej niż w 2024 roku) poza siedzibami placówek, w czasie których przyjęły 10.206 wniosków paszportowych. Jeśli chodzi o statystykę dotyczącą Stanów Zjednoczonych w I półroczu 2026 r. - polskie placówki konsularne zorganizowały 35 dyżurów paszportowych poza urzędem, w trakcie których zostało przyjętych 2.183 wniosków paszportowych. Urząd konsularny w Waszyngtonie w 2026 r. planuje przeprowadzić 6 dyżurów konsularnych w następujących miastach: Atlanta GA, Charlotte NC, Doylestown PA, Charlotte NC, Filadelfia PA, Atlanta GA. Ze względów organizacyjnych oraz możliwości kadrowych i logistycznych, urząd konsularny w Waszyngtonie nie widzi obecnie możliwości zwiększenia liczby zaplanowanych dyżurów ani organizacji dodatkowych mobilnych punktów konsularnych. Konsulat Generalny RP w Houston mimo szczupłej obsady kadrowej, pod koniec 2025 r. zaplanowała na 2026 rok 10 dyżurów konsularnych, z czego 9 odbywa się na Florydzie, a jeden w Dallas w stanie Teksas. Konsulat Generalny RP w Houston obsługuje bardzo duży okręg konsularny, obejmujący m.in. takie stany jak Teksas i Floryda w których zamieszkuje liczna społeczność polska. Dyżury mają miejsce średnio raz w miesiącu i obsługiwane są przez dwóch urzędników konsularnych, podczas dyżuru przyjmowanych jest do 150 wniosków paszportowych. Konsulat Generalny RP w Los Angeles realizuje dyżury paszportowe regularnie przez cały rok w największych skupiskach Polonii w okręgu. W 2025 r. zorganizowano 7 dyżurów konsularnych w największych skupiskach Polaków zachodnich USA, tj. Seattle (dwukrotnie), Denver (dwukrotnie), Las Vegas, Phoenix, Redwood City (k/San Francisco). W trakcie tych dyżurów przyjęto 755 wniosków paszportowych. W 2026 r. zorganizowano (do 27 sierpnia br.) już 4 dyżury konsularne w: Redwood City, Seattle, Denver, Phoenix podczas których przyjętych zostało 438 wniosków paszportowych. Najbliższy dyżur planowany jest w 17-19 września w Redwood City, a kolejny w październiku w Denver, w listopadzie w Seattle. W sprawach obywatelskich w 2025 r. urząd przyjął 433 spraw obywatelskich, z czego 397 to wnioski o potwierdzenie obywatelstwa. W zakresie spraw obywatelskich zostało przyjętych prawie dwa razy więcej wniosków Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku prowadzi bieżącą analizę sytuacji i reaguje na pojawiające się potrzeby, organizując dyżury, czy też udostępniając dodatkowe wizyty. W każdą środę wydłużone są godziny pracy placówki, aby ułatwić dostęp do usług konsularnych. Urząd organizuje dyżury konsularne kilka razy w roku m.in. w Bostonie, New Britain i Buffalo. Konsulat Generalny RP w Chicago realizuje dyżury paszportowe poza urzędem cyklicznie co ok. drugi tydzień. Obecna obsada etatowa nie pozwala na zwiększenie liczby dyżurów. Liczymy, że kadrowe wzmocnienie placówki usprawni procesy i będzie sprzyjać zaspokojeniu potrzeb paszportowych naszych rodaków w okręgu chicagowskim.
Ad 9. W ocenie Ministerstwa Spraw Zagranicznych obywatele polscy przebywający lub zamieszkali za granicą mają zapewniony równy i bezpłatny dostęp do usług konsularnych w polskich placówkach. Informacje o sposobie zapisywania się na spotkania w urzędzie konsularnym dostępne są na stronach internetowych poszczególnych placówek. Ponadto urzędy informują społeczność polonijną w swoich okręgach konsularnych o istniejących możliwościach kontaktu konsulatem, przestrzegają przed nieświadomym korzystaniem z usług pośredników, zamieszczają stosowne informacje na stronach internetowych urzędów oraz w mediach społecznościowych. Jednocześnie informuję, że obecnie trwają prace nad elektroniczną platformą usług konsularnych, której celem jest dalsze usprawnienie dostępu do usług konsularnych oraz szybszych procesów obsługi obywateli.
Z wyrazami szacunku
z up. Władysław Teofil Bartoszewski
Sekretarz Stanu