w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Tomasz Szymański
Warszawa, 29-01-2025
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 7167 Pani Poseł Pauliny Hennig-Kloski w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie, uprzejmie przedstawiam poniższe informacje.
Szczegółowe kwestie związane z doręczaniem korespondencji w postępowaniu administracyjnym reguluje Dział I. Przepisy ogólne Rozdział 8. Doręczenia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego[1].
Zgodnie z art. 39 k.p.a. organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[2] […], za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego […], przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Na podstawie art. 40 § 1 k.p.a. pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. W przypadku zmiany adresu stosuje się art. 41 § 1 i 2 k.p.a., który wskazuje, że w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku określonego w § 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
Istotny w omawianej materii jest przepis art. 42 k.p.a., który stanowi, że:
§ 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy […].
§ 2. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
§ 3. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie,
oraz art. 43 k.p.a., zgodnie z którym, w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.
Kodeks postępowania administracyjnego w art. 44 dopuszcza również doręczenie zastępcze, zgodnie z którym:
§ 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.
§ 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
§ 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
§ 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego w niniejszej interpelacji należy wskazać, że działające przy niektórych urzędach tzw. urzędomaty, są umieszczane w pobliżu budynków administracji publicznej przez jednego z działających na rynku operatorów pocztowych, w następstwie indywidualnych umów zawieranych między tym operatorem a zainteresowanymi samorządami.
Analiza rodzaju dokumentów możliwych do odbioru za pośrednictwem urzędomatu wskazuje, że są to dokumenty, przy wydawaniu których wnioskodawca nie jest zobowiązany do osobistego stawiennictwa w urzędzie administracji. W ten sposób można odbierać np. prawa jazdy. Przy składaniu wniosku konieczne jest jedynie wskazanie sposobu odbioru dokumentu (osobiście czy za pośrednictwem operatora pocztowego). W tym miejscu pragnę nadmienić, że w odniesieniu do wydawania dokumentów komunikacyjnych, właściwym do zajęcia stanowiska jest Minister Infrastruktury.
Jednocześnie należy wskazać, że fakt odbioru dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ingeruje w proces decyzyjny o wydaniu dokumentu. To organ, po analizie wniosku i złożonych wraz z wnioskiem dokumentów, podejmuje decyzję o wydaniu bądź decyzję o odmowie wydania dokumentu. Odbiór dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ma również wpływu na proces produkcji samego dokumentu przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A.
Dodatkowo pragnę zauważyć, że w sprawach związanych z wydawaniem dowodów osobistych nie stosuje się wskazanego w interpelacji sposobu doręczania dokumentów. Przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r o dowodach osobistych[3] wyłączają bowiem taką możliwość.
Zgodnie z art. 30 ustawy o dowodach osobistych dowód osobisty odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy, w którym został złożony wniosek o wydanie dowodu osobistego. Obecność przy odbiorze dowodu osobistego nie jest wymagana wyłącznie w odniesieniu do osoby małoletniej, która nie ukończyła 5. roku życia oraz osoby małoletniej, która ukończyła 5. rok życia i nie ukończyła 12. roku życia, jeżeli osoba ta była obecna przy składaniu wniosku w siedzibie organu gminy. Organ gminy potwierdza tożsamość posiadacza dokumentu, a w przypadku, kiedy dokument został wydany dla osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych albo osoby posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych – również osoby uprawnionej do odbioru dokumentu wydanego ww. osobie.
Odbiór dowodu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego, podpisem złożonym w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, tj. za pomocą urządzenia umożliwiającego złożenie i odwzorowanie podpisu własnoręcznego (tzw. signature pada).
Natomiast w odniesieniu do dokumentów paszportowych, ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych[4], nakłada obowiązek osobistego odbioru dokumentu paszportowego w organie paszportowym, w którym został złożony wniosek o jego wydanie (wyjątek stanowi jedynie możliwość przesłania przez konsula paszportu lub paszportu tymczasowego za pośrednictwem operatora wykonującego usługi pocztowe lub przewozowe w danym kraju).
W przypadku konieczności prowadzenia postępowania administracyjnego krajowe organy paszportowe działają na podstawie przepisów k.p.a. regulującego m.in. sposób doręczania pism.
W zakresie rejestracji stanu cywilnego należy wskazać, iż zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego zostały określone w rozdziale 5 zatytułowanym Wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego[5]. Dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego zasadniczo mogą być odbierane osobiście na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, pocztą na piśmie utrwalonym w postaci papierowej oraz na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej.
Jednocześnie pragnę nadmienić, że za program e-usług w administracji publicznej jest odpowiedzialny Minister Cyfryzacji[6].
Z poważaniem
z up. Tomasz Szymański
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
[1] Dz. U. z 2024 r. poz. 572, dalej: k.p.a.
[2] Dz. U. z 2024 r. poz. 1045, z późn. zm.
[3] Dz. U. z 2022 r. poz. 671, z późn. zm.
[4] Dz. U. z 2024 r. poz. 1063
[5] Dz. U. z 2023 r. poz. 1378, z późn. zm.
[6] Do którego również skierowała Pani Poseł interpelację nr 7166 w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie.