do ministra rodziny, pracy i polityki społecznej
w sprawie oskładkowania podróży służbowych pracowników przez ZUS
Zgłaszający: Waldemar Sługocki
Data wpływu: 04-03-2025
Szanowna Pani Minstro,
przez ostatnie lata zauważa się rosnący udział polskich przedsiębiorstw na rynkach całej Europy i świata, pozyskiwanie klientów i umacnianie pozycji polskich marek na zagranicznych rynkach. Zauważalny jest, tak pożądany, rozwój polskich firm m.in. w zakresie technologii. Powyższe wiąże się z koniecznością zaangażowania pracowników polskich przedsiębiorstw do wykonywania czynności poza siedzibą przedsiębiorstw i rodzimych zakładów i zlecenia im wyjazdów do klientów zagranicznych celem rozwijania działalności i wykonywania zadań u klientów zlokalizowanych czasami na całym świecie. Praca w dzisiejszych czasach nie ogranicza się jedynie do wykonywania czynności w jednym zakładzie, w jednym miejscu. Pomimo rozwoju technologii umożliwiających zdalną komunikację lub działanie, niejednokrotnie nie jest to możliwe i konieczny jest udział i obecność człowieka „na miejscu”.
W związku z powyższym pojawia się problem z kwalifikacją wyjazdów pracowników. Przykładem może być przedsiębiorstwo produkcyjne, które poza produkcją, sprzedażą produktu, zajmuje się ich montażem, uruchomieniem i serwisem w miejscu docelowym, tj. u klienta, który może mieć siedzibę poza granicami kraju lub na terenie kraju, ale poza miejscem zakładu pracy, gdzie świadczona jest praca. Chodzi o wykorzystanie potencjału i kwalifikacji zatrudnionego pracownika do wykonywania czynności poza siedzibą pracodawcy bez konieczności zlecania tych usług podmiotom zewnętrznym.
Otrzymujemy wiele zgłoszeń od przedsiębiorców, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ramach prowadzonych kontroli kwestionuje prawidłowość podstawy składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od przychodów z tytułu diet wypłacanych przez pracodawców na podstawie poleceń wyjazdów służbowych oraz z tytułu finansowania przez pracodawców kosztów noclegów, przejazdu. ZUS najczęściej uznaje, że sporny jest charakter wyjazdów pracowników, a tymczasem pracodawcy od wypłaconych diet nie odprowadzają składek. Z praktyki wynika, że ZUS najczęściej podwyższa podstawę wymiaru składek w drodze decyzji poprzez doliczenie do podstawy wymiaru składek kwoty wypłaconej tytułem diet i kwot na pokrycie kosztów noclegów, przejazdu związanych z podróżą służbową. W efekcie prowadzi do powstania niedopłaty składek, albowiem ZUS uznaje, że taki wyjazd pracownika nie jest podróżą służbową.
Sporna pozostaje interpretacja przepisu Kodeksu pracy odnosząca się do podróży służbowych, tj. przepis art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.
Celem art. 775 § 1 i 2 Kodeksu pracy jest zrekompensowanie pracownikowi zwiększonych wydatków z tytułu pracy poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Z przepisu tego można wywieść, że podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Zatem, aby uznać dany wyjazd pracowniczy za podróż służbową, muszą być spełnione następujące warunki:
1) miejsce podróży służbowej musi być inne niż siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy,
2) podróż służbowa musi być realizowana w oparciu o jednostronne polecenie pracodawcy, a nie w oparciu o dwustronne uzgodnienie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą,
3) celem podróży służbowej ma być wykonanie zadania służbowego.
Na podstawie komentowanego przepisu pracodawcy praktykują polecenia służbowych wyjazdów w celu wykonania przez ich pracowników ściśle określonych zadań poza siedzibą pracodawcy lub miejscem pracy (np. wyjazdy do zakładu klienta, w tym klienta zagranicznego, celem dokonania montażu lub serwisu). Organ rentowy w toku prowadzonych kontroli uznaje jednak, że wyjazdów pracowników nie można uznać za podróże służbowe z uwagi na to, że:
1) nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscach,
2) celem wyjazdów pracowników było wykonywanie uzgodnionej pracy przez strony umowy o pracę, a nie wykonywanie konkretnego zadania,
3) podróże odbywane przez pracowników nie miały charakteru incydentalnego.
Wobec powyższego ZUS wskazuje, że wypłacane pracownikom diety nie są dietami za podróże służbowe i wobec powyższego nie korzystają ze zwolnienia z oskładkowania, przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie zasad ustalania składek.
Powyższa interpretacja ZUS przepisu dotycząca podróży służbowej prowadzi do kuriozalnych wniosków, które stawiają pod znakiem zapytania sens regulacji art. 775 § 1 Kodeksu pracy i prowadzi do nierównego traktowania obywateli świadczących pracę w zbliżonych ramach prawnych (jak: zakresy obowiązków, przedmiot działalności pracodawcy vs. zadania służbowe wykonywane w podróży służbowej). W konsekwencji rodzi dezorientację przedsiębiorców, będących pracodawcami i płatnikami składek co do ratio legis przepisu art. 775 § 1 Kodeksu pracy i praktyki ZUS, skoro kierując się stanowiskiem ZUS, w istocie można podważyć każdy wyjazd służbowy jako podróż służbową.
Pracodawcy zlecają wydanie opinii prawnych ekspertom w celu obrony swojego stanowiska i ustosunkowania się do zarzutów ZUS. Przedstawiono mi jedną z takich opinii opracowaną przez prof. UwB Iwonę Sierocką oraz prof. dra hab. Krzysztofa Barana, która podważa ustalenia ZUS w zakresie wykładni pojęcia podróży służbowych.
Z powyżej przedstawionego zagadnienia wynika, że wykładnia przepisu art. 775 Kodeksu pracy nasuwa pewne wątpliwości po stronie organów rentowych, które nie uwzględniają konieczności nadążania wykładni prawa za zmianami, które dokonują się wraz z postępem w życiu gospodarczym i społecznym. W sferze gospodarki pojawiają się nowe zjawiska, związane z ciągłym rozwojem, procesem globalizacji, a przede wszystkim rozwojem komunikacji, który pozwala na poszukiwanie rynków i klientów/kontrahentów poza najbliższym obszarem swojej siedziby. Rynek jest dynamiczny i cechuje go zmienność miejsca, w którym realizowane są konkretne inwestycje lub zadania. W szczególności w branżach technologii, produkcyjnej czy budowlanej.
W świetle powyższego pozostawiam szczególnej uwadze rozważenie przez Panią Ministrę podjęcia działań w zakresie zmiany przepisów, w szczególności przepisu definiującego podróż służbową (art. 775 Kodeksu pracy), tak aby doprecyzować pojęcie podróży służbowej poprzez uznanie, że: podróżą służbową jest wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscach, poza siedzibą pracodawcy lub innym miejscem, w którym pracownik zwykle wykonuje obowiązki pracownicze, których przedmiotem może być wykonywanie uzgodnionej w umowie o pracę pracy, nawet jeżeli takie świadczenie pracy nie ma charakteru incydentalnego.
Powyższa definicja zdecydowanie bardziej odpowiada dzisiejszym warunkom gospodarczym i pozwoli na dalszy rozwój polskiej przedsiębiorczości i jednocześnie wyeliminuje wątpliwości w zakresie możliwości stosowania tej formuły pracy.
Na koniec warto nadmienić, że w obrocie publicznym znajdują się materiały, z których wynika, że pomimo iż wyjazdy służbowe inspektorów kontroli płatników składek „wpisują się” w standardowy zakres obowiązków osób piastujących takie stanowiska, wykonywana przez nich praca „wpisuje się” w główne zadania ZUS, to podróże takie (wbrew argumentacji ZUS przedstawianej płatnikom składek w czasie kontroli) są jednak przez ZUS traktowane jako podróże służbowe. To również potwierdza potrzebę uregulowania powyższej sytuacji prawnej.
W świetle powyższego zwracam się do Pani Ministry z uprzejmą prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytania:
1. Czy do Pani Ministry i kierowanego przez Panią ministerstwa zgłaszane były wnioski lub uwagi w przedmiocie prowadzonych przez ZUS kontroli i oskładkowywania wyjazdów pracowniczych i w konsekwencji potrzeby zmiany przepisów?
2. Czy kierowany przez Panią Ministrę resort monitoruje wyniki prowadzonych przez organ rentowy ZUS kontroli w zakresie oskładkowania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi i czy zauważalny jest wzrost liczby prowadzonych kontroli w tym zakresie?
3. Czy kierowany przez Panią Ministrę resort zamierza podjąć działania legislacyjne mające na celu dokonanie zmiany ustawy Kodeks pracy celem usunięcia wątpliwości w zakresie interpretacji podróży służbowych i dostosowania przepisu w taki sposób, aby odpowiadał potrzebom dzisiejszego rynku?
Z poważaniem
Waldemar Sługocki
Poseł na Sejm RP