w sprawie umożliwienia gminom podejmowania działań informacyjnych wobec mieszkańców - małżeństw obchodzących jubileusze zawarcia związku małżeńskiego
Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Tomasz Szymański
Warszawa, 01-08-2025
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na zapytanie numer 2493 pana posła Tomasza Głogowskiego w sprawie umożliwienia gminom podejmowania działań informacyjnych wobec mieszkańców – małżeństw obchodzących jubileusze zawarcia związku małżeńskiego uprzejmie przedstawiam następujące informacje.
W pierwszej kolejności wymaga wyjaśnienia, że minister właściwy do spraw wewnętrznych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego[1] oraz ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska[2], sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zadań dotyczących zmiany imion i nazwisk, a także wraz z ministrem właściwym do spraw informatyzacji realizuje zadania dotyczące funkcjonowania rejestru stanu cywilnego.
Do zakresu właściwości resortu spraw wewnętrznych i administracji należą zatem, stosownie do art. 29 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej[3], zagadnienia dotyczące rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk.
Kwestie zmian przepisów prawa dotyczących nadawania medali, np. Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie, w tym w zakresie realizacji tej procedury i sposobu pozyskiwania informacji na temat osób obchodzących stosowny jubileusz, pozostają poza zakresem właściwości Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Niezależnie od powyższego tytułem wyjaśnienia pragnę wskazać, że rejestracja stanu cywilnego jest wykonywana przez gminy w urzędach stanu cywilnego jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest z mocy prawa wójt (burmistrz, prezydent miasta). Zasady nadawania orderów i odznaczeń regulują natomiast przepisy ustawy z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach[4] oraz rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów[5]. Na mocy tych przepisów małżeństwa, które przeżyły ze sobą 50 lat, mogą liczyć na odznaczenie (Medal za Długoletnie Pożycie Małżeńskie) od prezydenta RP.
Obowiązki w zakresie inicjowania procedury o nadanie Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie nałożone zostały na wojewodów jako organa uprawnione i zobowiązane do występowania do prezydenta RP (art. 31 ust. 4 ustawy o orderach i odznaczeniach) z własnej inicjatywy lub z inicjatywy jednostek organizacyjnych mu podległych, organów samorządowych, organizacji społecznych i zawodowych (art. 30 ust. 1 ww. ustawy). Zgodnie natomiast z art. 33 ust. 2a ww. ustawy odznakę Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie w imieniu prezydenta RP mogą wręczać: marszałek województwa, starosta, wójt, burmistrz lub prezydent miasta.
Mając na uwadze powyższe, warto zauważyć, że powołane przepisy prawa nie nakładają na kierowników urzędów stanu cywilnego obowiązków w zakresie procedury nadawania Medali za Długoletnie Pożycie Małżeńskie. Obowiązki we wskazanym zakresie nałożone zostały jedynie na wojewodów. Sposób realizacji ww. obowiązku przez wojewodów jest wynikiem wypracowanej praktyki (m.in. współpracy między wojewodami a poszczególnymi podmiotami, np. kierownikami urzędów stanu cywilnego).
Z perspektywy rejestracji stanu cywilnego, w kontekście kwestii podniesionej przez pana posła w pierwszym pytaniu niniejszego wystąpienia, należy wskazać, że przepisy ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego regulują zasady dostępu do rejestru stanu cywilnego (wskazanym organom) oraz katalog dokumentów wydawanych na podstawie aktów stanu cywilnego określonym podmiotom.
Dostęp do rejestru stanu cywilnego w celu realizacji zadań określonych w ww. ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego ma kierownik urzędu stanu cywilnego, jego zastępca, konsul, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji (art. 5 ust. 6 ww. ustawy). Natomiast podmiotom wskazanym w art. 5a przedmiotowej ustawy, tj. Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, ministrowi sprawiedliwości, sądom, minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego za pomocą urządzeń teletransmisji danych.
Ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego określa również katalog podmiotów uprawnionych do uzyskania m.in. odpisów aktów stanu cywilnego (art. 45) – odpis aktu stanu cywilnego może być wydany m.in. organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1 – Prawa o aktach stanu cywilnego, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. Ponadto odpis skrócony aktu stanu cywilnego może być wydany z rejestru stanu cywilnego organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1 ww. ustawy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, sądowi i prokuratorowi, do prowadzonych przez nie postępowań, za pośrednictwem usług sieciowych.
Z poważaniem
z up. Tomasz Szymański
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
[1] Dz. U. 2025 poz. 594.
[2] Dz. U. 2021 poz. 1988.
[3] Dz. U. 2024 poz. 1370 z późn. zm.
[4] Dz. U. 2023 poz. 2053.
[5] Dz. U. 2004 nr 277 poz. 2743 z późn. zm.