8. kadencja, 53. posiedzenie, 3. dzień (08-12-2017)

25. punkt porządku dziennego:

Pierwsze czytanie rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (druk nr 1995).

Poseł Joanna Augustynowska:

    Pani Marszałek! Wysoka Izbo! W imieniu Klubu Parlamentarnego Platforma Obywatelska mam zaszczyt przedstawić stanowisko w sprawie rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

    Procedowany projekt ustawy ma na celu wprowadzenie czterech kluczowych rozwiązań prawnych. Po pierwsze, takim rozwiązaniem będzie skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. I chciałoby się powiedzieć: och, w końcu.

    Po drugie, przepisy zawarte w rządowym projekcie ustawy umożliwiają pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Każdy pracodawca, ale też każdy pracownik działu kadr wie, jaką zmorą są dokumenty przechowywane w wersji papierowej, bo do tej pory był taki wymóg, i wszyscy też wiedzą, że aktualne programy komputerowe, z których korzystają właśnie przedsiębiorcy, już umożliwiają ich archiwizację. Brakowało tylko odpowiednich zapisów prawnych, które znajdują się właśnie w tym projekcie ustawy.

    Po trzecie, ustawa wprowadza zasadę pierwszeństwa wypłaty wynagrodzenia na rachunek bankowy, o czym już tutaj dwukrotnie mówiono bardzo obszernie. Na szczęście zostawiono wybór, że jeśli pracownik będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie do rąk, czyli w tzw. gotówce, to będzie to mogło być zrobione na jego wniosek złożony do pracodawcy.

    Po czwarte, procedowane przepisy zawarte w rządowym projekcie ustawy tworzą ramy prawne, które umożliwią pracownikom odbieranie dokumentacji pracowniczej nie tylko po zakończeniu okresu pracy, ale również po upływie okresu przechowywania.

    Ustawa, którą omawiamy, zawiera rozwiązania oczekiwane przez pracodawców oraz pracowników w Polsce. Te przepisy mają docelowo ułatwić funkcjonowanie obu grupom. Wprowadzają też do polskiego systemu prawnego europejskie standardy w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Precyzują również już istniejące przepisy regulujące ten obszar działalności przedsiębiorstw oraz pracowników.

    Projekt ustawy do pewnego stopnia wychodzi naprzeciw zaleceniom Najwyższej Izby Kontroli zawartym w raporcie z września 2017 r. o problemach związanych z przechowywaniem dokumentacji do wyliczania świadczeń emerytalno-rentowych. W ocenie NIK bowiem pracownicy zakładów pracy zlikwidowanych przed 1 stycznia 1999 r. mają często duże problemy z ustaleniem podmiotu przechowującego potrzebną dokumentację. NIK odnotowuje też przypadki przechowywania dokumentacji przez podmioty nieuprawnione. Oba powody sprawiają, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych, opierając się na obowiązującym prawie, nalicza świadczenia emerytalno-rentowe na poziomie niższym, niż dana osoba miałaby prawo otrzymać, gdyby archiwizacja była łatwiejsza i dokumenty były w ZUS-ie.

    W omawianym projekcie ustawy zawarto przepisy, na mocy których przedsiębiorstwa będą mogły skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat. Dlaczego to jest kluczowe? Proszę pamiętać, że pracodawca, który przekazuje teczki osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami do odpowiednich archiwów państwowych i przechowuje je przez okres 50 lat, za każdy rok archiwizacji musi płacić. W związku z powyższym skrócenie tego okresu z 50 lat do 10 lat na pewno stanowi ułatwienie dla pracodawców i jest elementem, który spowoduje oszczędność, ale przede wszystkim jest krokiem do przodu, bo jeśli mamy możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, to nie będzie potrzeby oddawania ich do archiwum, natomiast koszty tego przechowywania będą dużo, dużo niższe.

    Rozwiązań prawnych zostało zaproponowanych mnóstwo. Na pochwałę zasługuje fakt, że rząd pracował nad tym projektem ustawy ponad rok. Projekt ustawy został skierowany do konsultacji społecznych aż do 110 podmiotów. Tylko 17 z nich zgłosiło uwagi, natomiast większość zgłoszonych uwag uwzględniono w projekcie ustawy. W związku z powyższym uważam, że dopełniono wymogów formalnych w zakresie prawidłowej legislacji.

    Niektóre zapisy mogą budzić wątpliwości, ale mam nadzieję... Dotyczy to chociażby oświadczenia woli wyrażonego w postaci elektronicznej, zasady dziedziczenia, np. tego, kto będzie miał prawo pierwszy odebrać dokumenty po zmarłym pracowniku, czy pierwszeństwo będzie miała żona, czy córka, czy może będzie obowiązywała zasada zapisana w Kodeksie cywilnym. Takie pytania się nasuwają, ale w mojej ocenie projekt jest bardzo dobry i zmierza w bardzo dobrym kierunku. Mam nadzieję, że wszystkie te kwestie będziemy mieli okazję doprecyzować w trakcie prac w komisji. I taka jest również rekomendacja klubu Platforma Obywatelska. Dziękuję. (Oklaski)

    (Poseł Anna Kwiecień: Brawo, pani poseł!)

Przebieg posiedzenia